Bureaucratie ontmoet innovatie – publieke transformatie herzien met productdenken

Publieke organisaties hebben van oudsher gewerkt met een projectmatige aanpak. Er wordt een beleid aangenomen, financiering toegekend, en een projectteam samengesteld om een systeem of proces te ontwikkelen. Deze aanpak levert vaak vooraf gedefinieerde oplossingen op, maar lost zelden het onderliggende probleem op. Het resultaat is een systeem dat niet meegroeit met de veranderende behoeften van gebruikers.

Productdenken begint juist met het identificeren van de behoefte van de gebruiker. Teams leveren vervolgens iteratief – met ruimte voor aanpassing op basis van feedback en veranderende omstandigheden. De focus verschuift van output naar outcome, waardoor publieke instellingen kunnen evolueren van eenmalige projecten naar langdurig eigenaarschap van diensten en voortdurende verbetering.

De overstap naar een productgerichte aanpak binnen complexe, sterk gestructureerde overheidsorganisaties is niet eenvoudig. Het vraagt om cultuurverandering, samenwerking tussen afdelingen en een gedisciplineerde implementatie. Maar het kán. En waar het succesvol is toegepast, zien we duidelijke patronen: multidisciplinaire teams, vroege betrokkenheid van stakeholders en bereidheid om opnieuw te kijken naar hoe waarde wordt gemeten.

Overheidsafdelingen werken vaak gescheiden van elkaar – IT, juridische zaken, compliance en operations hebben elk hun eigen domein. Productteams doorbreken deze silo’s en brengen experts samen rond één gemeenschappelijk doel: waarde leveren aan burgers.

Een bewezen aanpak is het vroegtijdig betrekken van compliance-, juridische- en securityteams in het ontwikkelproces. In plaats van vertraging te veroorzaken aan het eind, worden zij vanaf het begin actieve samenwerkingspartners. Deze vorm van anticiperend governance versnelt oplevering en verlaagt risico’s.

Een andere belangrijke factor is training van stakeholders. Bij organisaties zoals Rijkswaterstaat hebben trainingen geholpen om leiders en besluitvormers bekend te maken met productdenken en iteratieve ontwikkeling. Dat creëert vertrouwen en geeft vaart aan de interne verandering.

Bureaucratie wordt vaak gezien als obstakel voor innovatie. Strikte procedures, verouderde systemen, wisselingen in leiderschap en rigide aanbestedingsmodellen maken verandering moeilijk. Maar deze obstakels zijn niet permanent.

Het begint met het creëren van gedeeld begrip over waarom verandering nodig is. Als die basis er is, wordt het eenvoudiger om doelstellingen af te stemmen tussen afdelingen. Kleine, snel geleverde successen helpen om draagvlak te winnen en weerstand te verminderen.

Leiderschap is hierbij cruciaal. Overheidsinnovatie vraagt om mensen die de status quo durven uitdagen en nieuwe benaderingen verdedigen. Soms betekent dat: binnen de regels gewoon beginnen en laten zien dat het werkt.

Misschien wel de sterkste reden om productdenken toe te passen is dat het diensten ontwerpt vanuit de behoeften van burgers. Een goed voorbeeld is CIBG, de uitvoeringsorganisatie van het Nederlandse ministerie van Volksgezondheid. Zij brachten vier afzonderlijke compliance-systemen samen in één geïntegreerd product voor zorgverleners. Het resultaat: een betere gebruikerservaring, lagere operationele kosten en eenvoudiger databeheer.

Zo’n consolidatie vereist diep inzicht in de gebruikersreis én een flexibele technische architectuur – modulair, los gekoppeld en gebaseerd op open standaarden. Deze keuzes zorgen voor wendbaarheid op de lange termijn, ook bij veranderende wetgeving of technologie.

Verouderde systemen vormen vaak een blokkade voor vernieuwing, maar volledige vervanging is zelden haalbaar. In plaats daarvan boeken publieke organisaties succes met modulaire ontwerpen en stapsgewijze vervanging. Productteams kunnen legacy-upgrades opnemen in de backlog, zodat fundamentele verbeteringen niet langer worden uitgesteld.

Frameworks zoals Evidence-Based Management (EBM) helpen teams om impact meetbaar te maken op basis van geleverde waarde, tevredenheid en innovatievermogen.

De opkomst van AI maakt transformatie in de publieke sector nóg urgenter – en complexer. Hoewel AI veelbelovend is voor efficiëntie en personalisatie, moet het zorgvuldig worden toegepast. Alleen als het probleem helder is, de data betrouwbaar zijn en ethische normen geborgd zijn, is inzet verantwoord.

Begin klein. Kies duidelijke use cases, zorg dat mensen betrokken blijven in het proces en bouw voort op wat werkt. Transparantie, datakwaliteit en vertrouwen zijn hierbij essentieel.

Om écht te moderniseren, moet de publieke sector verder kijken dan losse projecten. Een productgerichte aanpak zorgt voor betere samenwerking, iteratieve verbetering en focus op reële problemen. Het resultaat is toekomstbestendige, wendbare en duurzame publieke dienstverlening die aansluit op de behoeften van vandaag én morgen.

Overheden wereldwijd staan voor de uitdaging om tegelijk aan wetgeving te voldoen én snel te moderniseren. Tijdens het panel ‘Bureaucratie ontmoet innovatie’ kwamen experts uit de publieke sector samen om te bespreken hoe productmanagement, agile werken en datagedreven strategieën kunnen helpen bij het ontwikkelen van moderne, digitale publieke diensten. Het gesprek gaf waardevolle inkijk in hoe leiders omgaan met complexiteit, transformatie vormgeven en gebruikers – zowel burgers als interne teams – centraal stellen.

Voordat je met vakantie gaat, geven we je hier een korte herinnering aan de belangrijkste takeaways.